Mail Verarbeitung ist verlangsamt / mail delivery is delayed

Incident Report for GBS Europa GmbH

Postmortem

Deutsche Version:

Ursache

Am heutigen Vormittag kam es zu einer außergewöhnlichen Lastsituation innerhalb unserer SaaS-Plattform. In der Folge entstand ein Verarbeitungsengpass in einer zentralen Systemkomponente, wodurch eingehende E-Mails zeitweise nur verzögert verarbeitet und zugestellt werden konnten.

Ergriffene Maßnahmen

Nach Erkennung der Störung haben wir die Situation kontinuierlich überwacht und verschiedene Maßnahmen zur Stabilisierung der Verarbeitung umgesetzt. Unter anderem wurden Systemressourcen gezielt angepasst und die Verarbeitung optimiert, sodass der entstandene Rückstau schrittweise abgebaut werden konnte.

Ab etwa 13:15 Uhr war die Abarbeitung der Warteschlangen abgeschlossen und die reguläre Verarbeitungsgeschwindigkeit wiederhergestellt.

Aktueller Status

Der E-Mail-Verkehr wird inzwischen wieder mit normaler Geschwindigkeit verarbeitet. Es sind keine weiteren Auswirkungen auf den laufenden Betrieb zu erwarten.

Parallel analysieren wir die Ursachen im Detail und leiten zusätzliche Maßnahmen ab, um die Robustheit der Plattform gegenüber vergleichbaren Lastsituationen weiter zu erhöhen.

Wir bedauern die entstandenen Unannehmlichkeiten und danken Ihnen für Ihr Verständnis.

English Version:
Cause

This morning, our SaaS platform experienced an extraordinary load situation. As a result, a processing bottleneck occurred in a central system component, causing temporary delays in the processing and delivery of incoming emails.

Measures Taken

After detecting the incident, we continuously monitored the situation and implemented various measures to stabilize processing. Among other steps, system resources were specifically adjusted and processing was optimized, allowing the resulting backlog to be gradually cleared.

By approximately 1:15 PM, the queue processing was completed and regular processing speed was restored.

Current Status

Email traffic is now being processed at normal speed again. No further impact on ongoing operations is expected.

In parallel, we are analyzing the root causes in detail and deriving additional measures to further increase the platform's robustness against similar load situations.

We sincerely regret any inconvenience caused and thank you for your understanding.

Posted Jul 27, 2026 - 15:10 UTC

Resolved

This incident has been resolved.
Posted Jul 27, 2026 - 11:30 UTC

Investigating

We are currently investigating this issue.
Posted Jul 27, 2026 - 08:49 UTC
This incident affected: WebClient and SMTP.